Objetivo
Cosmica Cía. Ltda. (“Cosmica”) se compromete a garantizar la protección de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y demás titulares, cumpliendo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (“LOPDP”), su Reglamento y demás normativa aplicable. Para ello, implementa esta Política General de Protección de Datos Personales (la “Política”) como marco para el tratamiento adecuado y responsable de dichos datos.
Esta Política es de aplicación obligatoria para todos los empleados, consultores, compañías relacionadas y proveedores que gestionen datos personales en representación de la Cosmica.
- Responsable del tratamiento
Es responsable del tratamiento de los datos personales y se encuentra disponible para atender cualquier consulta relacionada. Los datos de contacto son:
En caso de designarse un Delegado de Protección de Datos, se comunicará su información oportunamente.
Cosmica realiza el tratamiento de datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
- Selección de candidatos: Gestión del proceso de selección de personal, entrevistas y revisión de información del candidato.
- Comunicaciones: Contacto con el candidato para informar sobre el proceso de selección.
- Exámenes preocupacionales: Validar la aptitud del candidato.
- Comprobación y verificación de la identidad e idoneidad para el puesto de trabajo: Verificar la veracidad de la información proporcionada a través de registros públicos.
- Contratación: Formalización de la relación laboral con la suscripción del contrato laboral.
- Comunicaciones: Mantener una comunicación directa sobre temas relacionados con la relación laboral.
- Ingreso a las instalaciones: Permitir el acceso a las instalaciones para realizar sus labores.
- Alta y baja de perfil de usuario: Acceso a los aplicativos y sistemas necesarios para el cumplimiento de sus labores.
- Acciones correctivas: Gestionar y registrar acciones por infracciones según el Reglamento Interno de Trabajo.
- Capacitaciones: Mantener a los trabajadores actualizados y competentes. Legitimación: Ejecución de medidas precontractuales o cumplimiento de obligaciones contractuales.
- Evaluación de desempeño: Evaluar el cumplimiento de objetivos.
- Pago de nómina: Gestionar el pago de la remuneración y descuentos aplicables.
- Control de asistencia: Validar el cumplimiento del horario laboral y calcular el pago de horas suplementarias o extraordinarias.
- Gestión de viajes por asuntos laborales: Gestionar la compra de pasajes y reservas de hoteles.
- Pago de viáticos: Gestionar el pago de viáticos para viajes laborales.
- Salida: Gestionar la salida del trabajador.
- Pruebas psicométricas: Desarrollo interno del perfil del trabajador.
- Gestión de seguridad social: Afiliar al trabajador al sistema de seguridad social y realizar los descuentos correspondientes.
- Gestión frente al Ministerio de Trabajo: Gestionar procesos asociados según la normativa laboral vigente.
- Exámenes ocupacionales: Verificar el estado de salud del trabajador.
- Exámenes de salida: Verificar el estado de salud del trabajador saliente.
- Pago de beneficios de ley y utilidades: Realizar el pago de beneficios de ley y utilidades.
- Gestión de accidentes laborales: Gestionar incidentes laborales según la normativa.
- Respuesta a requerimientos de autoridades competentes: Proporcionar información solicitada por autoridades competentes.
- Descuentos judiciales: Realizar descuentos ordenados por un juez competente.
- Conservación de la información de la relación laboral: Mantener la información para cumplir con requerimientos de autoridades competentes y solicitudes de los titulares.
- Actualización de información: Solicitar la actualización periódica de los datos personales.
- Gestión de certificación BASC: Recopilar información para gestiones de certificación.
- Videovigilancia: Garantizar la seguridad interna y externa.
- Contratación: Formalizar la pasantía mediante la suscripción del contrato e inducción.
- Comunicaciones: Mantener informado sobre temas relacionados a la pasantía.
- Alta y baja de perfil de usuario: Acceso a los sistemas necesarios para el cumplimiento de sus labores.
- Capacitaciones: Mantener a los pasantes actualizados y competentes.
- Evaluación de desempeño: Evaluar el cumplimiento de objetivos.
- Pago: Gestionar el pago del estipendio y realizar descuentos aplicables.
- Control de asistencia: Validar el cumplimiento del horario de la pasantía.
- Terminación de la pasantía: Gestionar la terminación de la pasantía y actividades relacionadas.
- Gestiones referentes a la seguridad social: Afiliar a la seguridad social y realizar los descuentos correspondientes.
- Gestión de registro frente al Ministerio de Trabajo: Registrar la relación con el pasante.
- Clientes y Potenciales Clientes
- Cotizaciones: Enviar información sobre productos.
- Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación: Crear clientes, vender y entregar productos, celebrar contratos y atender requerimientos.
- Gestiones tributarias: Emisión de facturas y cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Gestión de actividades con auditoría externa: Enviar información a auditor externo.
- Respuesta a requerimientos de autoridades competentes: Transferir información solicitada por autoridades competentes.
- Videovigilancia: Garantizar la seguridad interna y externa.
- Almacenamiento y conservación de la información de la relación: Mantener información para cumplir con requerimientos de autoridades competentes y solicitudes de los titulares.
- Contratación de proveedores: Analizar cotizaciones para el proceso de contratación.
- Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Formalizar la relación, crear el proveedor en los sistemas internos y gestionar la relación comercial.
- Comunicaciones: Mantener comunicación directa sobre temas relacionados con la relación comercial.
- Aprobaciones de gastos: Aceptar gastos para pagar al proveedor.
- Pago: Realizar pagos por servicios o bienes adquiridos.
- Actualización de información: Solicitar la actualización periódica de los datos personales.
- Gestiones tributarias: Emisión de facturas y cumplimiento de obligaciones tributarias.
- Gestión de actividades con auditoría externa: Enviar información a auditor externo.
- Respuesta a requerimientos de autoridades competentes: Transferir información solicitada por autoridades competentes.
- Videovigilancia: Garantizar la seguridad interna y externa.
- Almacenamiento y conservación de la información de la relación: Mantener información para cumplir con requerimientos de autoridades competentes y solicitudes de los titulares.
- Videovigilancia: Garantizar la seguridad interna y externa.
- Almacenamiento y conservación de la información de la relación: Mantener información para cumplir con requerimientos de autoridades competentes y solicitudes de los titulares.
- Legitimación para el tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales es legitimo en virtud del cumplimiento de obligaciones legales, la ejecución de medidas precontractuales o el cumplimiento de obligaciones contractuales, bases de datos de acceso público, una misión en cumplimiento del interés público, el interés legítimo o el consentimiento del titular.
- Datos personales objeto del tratamiento
De forma ejemplificativa, pero no limitada, Cosmica puede tratar las siguientes categorías de datos personales para el cumplimento de las finalidades previamente señaladas:
- Datos de identificación (nombre, apellidos, documento de identificación, firma).
- Datos de contacto (teléfono, dirección, correo electrónico, parroquia, provincia).
- Datos de características personales (estado civil, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, nacionalidad, edad, sexo, imagen, peso, estatura).
- Datos familiares y sociales (datos de cónyuge, hijos, contactos de emergencia).
- Datos académicos y profesionales (formación, experiencia, referencias).
- Datos de empleo (cargo, remuneración, evaluaciones).
- Datos financieros (bancarios, tarjetas de crédito o débito).
- Datos de control de presencia (entradas y salidas, ausencias).
- Datos de navegación (Dirección IP).
- Categorías especiales de datos personales (salud, discapacidad, biométricos, pasado judicial, crediticios, condición migratoria).
- Origen de los datos personales
Los datos personales se obtienen cuando usted los proporciona voluntariamente a través de:
- Formularios físicos y digitales.
- Redes sociales.
- Correo electrónico.
- Cámaras de videovigilancia.
- Cookies, con su consentimiento.
- Conservación de datos personales
La Compañía almacenará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas o según los plazos de prescripción legales.
Los datos serán eliminados, anonimizados o conservados conforme a los requerimientos legales aplicables cuando:
- El titular se oponga al tratamiento.
- Deje de existir un interés legítimo.
- Se cumpla el servicio y/o la acción solicitada por el titular o hasta que el titular renuncie a dicho servicio o acción, en caso de que los datos se traten en relación con los servicios prestados y no exista ningún otro fin que justifique conservar dichos datos.
- El titular revoque su consentimiento para el tratamiento de los datos, en caso de que se dependa exclusivamente de su consentimiento y no exista una obligación legal que exija conservar dichos datos personales (la opción de retirar el consentimiento se incluirá en cada comunicación).
Cumplido el plazo de conservación establecido, Cosmica podrá eliminar los datos personales. Asimismo, podrá anonimizar la información para utilizar con fines de mejora de productos o servicios, estadísticas y toma de decisiones basadas en datos.
Cosmica transfiere o comunica los datos personales con aquellos terceros para el cumplimiento de las finalidades previamente señaladas. Cosmica podrá comunicar los datos personales a empresas del grupo o empresas relacionadas, sucursales, filiales, quienes podrán utilizar los datos personales para las finalidades descritas.
Cosmica puede compartir los datos personales de los titulares con destinatarios en cumplimiento de obligaciones legales u órdenes judiciales para el cumplimiento de las finalidades señaladas:
- IESS.
- Ministerio de Trabajo.
- Ministerio de Salud.
- Servicio de Rentas Internas.
- Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
- Jueces y Tribunales.
- Fiscalías.
- Policía Nacional.
- Agencias de Tránsito.
- Superintendencia de Protección de Datos Personales.
- Notarias a nivel nacional.
El tratamiento de datos personales podría involucrar transferencias internacionales de datos personales, por ejemplo, para los servicios de almacenamiento de información, por este motivo, cuando las comunicaciones supongan transferencias internacionales de datos personales, Cosmica exigirá el cumplimiento de estándares de protección, confidencialidad y seguridad, sobre todo, cuando la transferencia se realice a jurisdicciones que no cuenten con niveles adecuados de protección conforme a los parámetros establecidos en la normativa aplicable y las resoluciones que emita la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Cosmica cuenta con medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la protección de los datos personales, y así garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Por lo anterior, las medidas de seguridad adoptadas pretenden evitar la pérdida, alteración, acceso no autorizado o tratamiento ilegal de los datos personales, habida cuenta las categorías y volumen de los datos personales y los riesgos a los que estos están expuestos, el estado de la técnica y los costos de aplicación.
Es responsabilidad de los empleados, proveedores, contratistas de Cosmica, notificar cualquier incidente de seguridad, lo que incluye, cualquier fuga de información, daño informático, comercialización de datos personales, uso no autorizado de datos personales, suplantación de identidad, accesos no autorizados, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
La formación y capacitación de los empleados será un complemento fundamental de esta Política. En caso de terceros externos a Cosmica, la compañía pone a disposición esta Política en su sitio web para conocimiento público.
- Derechos de los titulares
Los titulares de los datos personales tienen derecho a:
- Acceso: Confirmar si Cosmica está tratando sus datos y conocer cuáles son.
- Rectificación: Corregir datos incorrectos o desactualizados.
- Eliminación: Solicitar la supresión de datos cuando no sean necesarios para la finalidad del tratamiento.
- Oposición: Negarse al tratamiento de datos en ciertos casos específicos.
- Portabilidad: Obtener sus datos en un formato compatible o transferirlos a otro responsable.
- Suspensión: Restringir el tratamiento bajo determinadas circunstancias.
- No ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Derecho a oponerse, pedir explicaciones y solicitar la revisión humana de decisiones basadas exclusivamente en un tratamiento automatizado de datos que afecten sus intereses.
Para ejercer estos derechos, los titulares podrán contactarse a través de:
- Dirección: Panamericana Norte km 7 ½, Cuenca – Ecuador.
- Correo Electrónico: privacidaddatos@latoscana.com.ec
También podrá revocar el consentimiento otorgado, sin embargo, no se verá afectada la licitud del tratamiento de datos personales antes de la revocatoria.
Podrá presentar un reclamo frente a la Superintendencia de Protección de Datos Personales en caso de que considere que la respuesta a su solicitud vulnera sus derechos, o no se atienda su solicitud de ejercicio de derechos dentro del plazo establecido.
- Consecuencias de negarse a proporcionar sus datos personales
En caso de que opte por negarse a entregar sus datos personales, u oponerse al tratamiento de estos, no podremos ayudarle con sus requerimientos. La consecuencia de la negativa será la pérdida de oportunidades.
- Datos erróneos o inexactos
Será su responsabilidad única y exclusiva proporcionar datos personales verídicos y exactos. En tal virtud, la consecuencia de proporcionar datos falsos o erróneos será no procesar las solicitudes que realice, por lo que no se le podrá ayudar con sus requerimientos. De igual manera, nos reservamos el derecho de eliminar y bloquear su perfil, en caso de tenerlo, por el uso de datos erróneos o inexactos.
- Videovigilancia
Cosmica realiza grabaciones a través de cámaras de videovigilancia para proteger la seguridad de las instalaciones, bienes o personas que tienen acceso a los establecimientos de propiedad de la compañía. El tratamiento es legítimo en virtud del cumplimiento de una misión realizada en interés público, así como en el interés legítimo de la compañía.
Las grabaciones se almacenan por un mes, posteriormente se eliminan. Únicamente tiene acceso a las grabaciones el personal autorizado. Las grabaciones únicamente se descargan por motivos de seguridad o requerimientos de autoridades competentes.
- Niñas, niños y adolescentes
Cosmica únicamente realiza el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes en caso de que cuente con una base de legitimación.
- Actualización de la Política
Cósmica revisa y actualiza periódicamente esta política para cumplir con cambios normativos y directrices de la Autoridad de Protección de Datos.
La última actualización a la Política fue realizada el 23 de enero de 2026.
